En el marco del “proyecto de futuro Territorio 2025”, Gabiña recomienda efectuar las siguientes fases para la aplicación de la metodología de prospectiva por escenarios:

Fase 1: La determinación de los factores clave que posicionan el futuro del territorio desde el año de partida hasta el año-horizonte 2025.

- Análisis de la situación histórica y actual del territorio desde el punto de vista económico y social
- Delimitar el sistema territorio y su entorno para que surjan las variables claves motrices y dependientes (escoger una metodología apropiada)
- Analizar el pasado, realizando un estudio retrospectivo de las variables clave conocidas.
- Análisis DOFA o FODA: Fortalezas y debilidades del territorio en la situación actual y las amenazas y oportunidades (capacidades y potencialidades) que podrían pesar sobre el territorio en su tránsito hacia el año-horizonte 2025.

Fase 2: Anticipar los cambios reales, deseados o esperados

- Anticipar, planear con los actores del territorio, los cambios reales o deseados mediante talleres de prospectiva y planeación estratégica
- Conocer y situar los campos o retos estratégicos en función de los objetivos estratégicos asociados a los factores clave del sistema territorio y que persiguen los diferentes actores en su estrategia.

Fase 3: Los escenarios prospectivos, el posicionamiento estratégico y la elección de las opciones estratégicas del territorio al año horizonte 2025.

- Identificar los escenarios de futuros posibles
- Describir los caminos o el guión que conducen de la situación actual a las imágenes o visiones de futuro identificadas.
- Evaluar y elegir las opciones estratégicas posibles en función de las metas, objetivos y la relación, medio-objetivo-condiciones y las acciones

Fase 4: Resultado final:

La puesta a punto y definitiva de un proyecto movilizador que logre alcanzar el fututo apostado por los actores en el territorio. Las opciones estratégicas priorizadas debe ser el resultado del consenso de los actores contrastadas con las expectativas ordenadas de modo coherente y pertinente, recogidas en un Informe Final del Proyecto Estratégico, que incluya además el programa de actuaciones y el calendario o cronograma.

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En consideración a lo anterior, y teniendo en cuenta la experiencia de los Planes Estratégicos de otras Ciudades , en nuestro caso, la formulación del Plan Estratégico Santa Marta 2025 debe tener al menos las siguientes etapas o fases:

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Fase I. Convocar y conformar el Consejo del Plan: Ambientación y acta de acuerdo para dar inicio al proceso

Se inicia con un proceso de ambientación y acciones exploratorias con los actores claves por parte de un Grupo Promotor para posicionar y viabilizar la propuesta de formulación del plan estratégico. Seguidamente se suscribe una carta de intención o convenio entre las entidades que harán parte del Grupo Promotor para convocar y conformar el Consejo Directivo del Plan el cual debe incluir a los principales actores económicos, institucionales y sociales del territorio.

La ambientación de la propuesta del Plan está en marcha. La Universidad del Magdalena ha venido realizado sesiones de consulta con actores representativos de los Grupos Económicos, Hoteleros y operadores turísticos, Cámara de Comercio, Entidades Públicas y la Alcaldía, desde principios de marzo de 2006. De la misma forma, la Cámara de Comercio promovió mesas de trabajo preparatorias al Laboratorio Empresarial con el Presidente de la República, donde se identificaron y listaron en una matriz proyectos estratégicos para el desarrollo empresarial y social de la ciudad-región, los cuales fueron entregados al Presidente. La disposición favorable de los actores consultados es muy positiva.

En el seno del Consejo Directivo se debe designar un Gerente del Plan que cumpla funciones ejecutivas y de coordinación del proceso, con el soporte técnico de un Secretario Técnico y un equipo técnico asesor.

El Consejo Directivo debe instituir el Consejo Consultivo, las mesas temáticas, el Equipo Técnico Asesor (de la mayor calidad técnica y lo más independiente que sea posible) y los expertos (nacionales e internacionales) que asumirán la labor técnica de preparar los documentos de trabajo (diagnóstico, formulación de propuestas de escenarios, documentos del plan). El equipo técnico y los expertos deben ofrecer asesoría al Consejo Directivo y al Consejo Consultivo del Plan, durante los procesos de consulta a los actores del territorio.

Desde esta primera fase, tanto el Grupo Promotor, como los posibles miembros del Consejo Directivo del Plan realizaremos sesiones de trabajo con expertos internacionales y nacionales en proceso de planeación estratégica y prospectiva, que trasfieran su Know-how, aporten la experiencia comparada y coadyuven a lograr mayor confianza pública frente a la pertinencia y necesidad del ejercicio. Al respecto se propone realizar varias sesiones de trabajo con Jordi Borja de Barcelona – España, quien asesoró el plan de dicha ciudad, otros expertos internacionales, así como con María Eugenia Avendaño de la Cámara de Comercio de Bogotá, quien fuera Directora del Plan Estratégico de Bogotá.

En esta fase se realiza un acto de lanzamiento del proyecto “Formulación del Plan Estratégico Santa Marta 2025” ante la opinión pública y se oficializa la convocatoria a los actores claves y la ciudadanía en general para que participen en los procesos de consulta.

El Consejo Directivo acuerda el Plan de Trabajo y Cronograma para el Plan Estratégico, con responsables y tiempos.

Se gestiona el proyecto Formulación del Plan Estratégico Santa Marta 2025 ante fuentes de cooperación nacional e internacional.

Fase II: Diagnóstico y análisis retrospectivo.

Se conforma el Equipo Técnico asesor y se establecen los procedimientos de trabajo y productos técnicos de cada grupo temático (unidades estratégicas); se invitan expertos nacionales e internacionales según las necesidades técnicas y de construcción de la visión y escenarios para el Plan.

Se elabora el diagnóstico de las variables claves del territorio y sus interrelaciones nacionales e internacionales. Este ejercicio toma en cuenta el material y los procesos existentes (estudios, documentos, diagnósticos sectoriales) y elabora los estudios que sean necesarios. El diagnóstico debe ofrecer un análisis del presente, del estado actual de la ciudad-región con una perspectiva histórica, tendencial y relacional (causa-efecto). Las preguntas claves son ¿cómo es el presente?, ¿cuáles son sus características y determinantes?.

Se convocan los públicos o actores claves que serán consultados durante la elaboración y validación del diagnóstico de acuerdo con la metodología participativa que se adopte (mesas temáticas y sectoriales).

Se realizan sesiones de trabajo, sesiones de consulta y entrevistas con los actores del territorio (empresarios, instituciones, organizaciones sociales) y expertos.

Se diseña el Plan de Comunicación y Marketing del Plan: objetivos de comunicación pública, los públicos objetivo, los contenidos/sentido de los mensajes (generales, por ámbito o actividad (economía, urbanismo, cultura, etc.) y para provocar la movilización social hacia la participación y validación.

Fase III: Formulación de escenarios estratégicos: visión compartida

Se formula la visión, los objetivos y escenarios estratégicos de futuro para la ciudad de Santa Marta hacia el 2025.

Se elabora matriz de priorización de los escenarios y proyectos estratégicos por unidad estratégica de acción o área temática.

Para formular la visión compartida de futuro de la ciudad, definir los objetivos y proyectos estratégicos se realizan talleres internos y eventos públicos con expertos que permitan avanzar en la definición y validación técnico-política del proceso.

En esta fase se realizan algunos estudios de prefactibilidad y se identifican los medios (fuentes de financiación) para lograr los objetivos y hacer posible los proyectos estratégicos.

Fase IV: Documento Final y presentación del Plan Estratégico a la ciudad

Se elabora el documento final del Plan Estratégico Santa Marta 2025

Se elabora el Plan de Acción para la ejecución del Plan Estratégico

Se realiza uno o dos actos públicos de presentación del plan: un evento de presentación pública ante los medios de comunicación y un “Congreso de Ciudad” con participación de representantes de los actores claves del territorio, las instituciones locales y nacionales y la ciudadanía en general.

Se hace entrega oficial del Plan a la Administración Distrital y se hace expreso el compromiso del Alcalde por posicionar el plan a nivel distrital, nacional e internacional.

Se presenta el Plan para su respectiva validación política ante el Concejo Distrital y se promueve un pacto entre los candidatos a la Alcaldía para que se comprometan con la ejecución del Plan Estratégico.

Se realiza la divulgación del Plan con los medios de comunicación y las instituciones vinculadas, mediante una publicación especial.

Se promueve la articulación del Plan Estratégico Santa Marta 2025 con el Plan de Desarrollo de la ciudad, en aras de garantizar la puesta en marcha de los proyectos priorizados.

Se organiza la Oficina de Seguimiento del Plan – Primera Etapa, que coadyuve a la gestión, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico.
Se promueve una campaña de marketing de la ciudad y convenios de hermanamiento para concretizar cooperación descentralizada Ciudad-Ciudad.

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Plan de Comunicación Pública

La comunicación pública busca colocar en el imaginario colectivo la idea del cambio de la ciudad, de la visión de futuro compartida y de la viabilidad del proyecto colectivo, así como lograr movilizar a los actores claves y a la ciudadanía en general para poner en marcha las acciones necesaria que hagan posible la ejecución del plan y sus proyectos estratégicos. La comunicación pública debe hacerse durante la formulación del plan y después de su terminación. El plan de comunicación debe tener en cuenta la orientación de los mensajes hacia los actores que participan (interno) y hacia la ciudadanía en general (externo).

La estrategia de comunicación e información hacia la opinión pública, y hacia los participantes del proceso debe contener y estar orientada por las siguientes premisas:

El plan de comunicaciones se debe entender como un proceso dinámico, más que un documento, que debe continuar una vez finalizado el diseño del plan.
• Que muestre el Plan como un proyecto integral, integrado e integrador.
• Que haga énfasis en el desarrollo del potencial endógeno y aprovechamiento de oportunidades del entorno.
• Que promueva la concienciación e implicación social en el futuro del territorio.
• Que anime el protagonismo de los distintos agentes territoriales (políticos, sociales, económicos y culturales). Fomento de la participación y el debate.
• Que haga comprensiva la visión del territorio y la relación con su entorno.
• Que motive el aprovechamiento de sinergias de los actores.
• Que trasmita el plan como un proceso realista, selectivo, práctico y esperanzador.
• Que enfatice en la metodología flexible para adaptarse a las características del territorio y de sus agentes.
• Que el resultado es un plan elaborado desde abajo, constituye una herramienta para la gestión eficiente y eficaz del Distrito y de los asuntos públicos; y sirve como una guía y marco de actuación para agentes sociales, económicos y políticos (candidatos, mandatarios electos, alcaldes, gobernadores, presidente).

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27 Aunque Gabiña se refiere al Proyecto Territorio 2020 como año-horizonte, el enfoque lo aplicamos a la visión Santa Marta 2025.
28 Con base en Borja, op. Cit. Planes Estratégicos. Guía Metodológica, comunicación y marketing, pp. 166-170.